Оформление кассовых операций осуществляется путем заполнения соответствующих документов, которые фиксируют перемещение наличных средств. Важно соблюдать установленные правила и процедуры для правильного оформления кассовых документов. В данной статье мы расскажем о порядке и требованиях к оформлению кассовых документов.
Оформление первичных кассовых документов
Каждому известно, что начиная с 1 января 2013 года появилась возможность для организаций разрабатывать индивидуальные формы первичной учетной документации (дополнительные сведения на эту тему можно найти в статье «Требования к форме первичного документа и нарушение его последствий»).
Однако, важно отметить, что данное положение не относится к первичным кассовым документам, которые до сих пор составляются в соответствии с утвержденными стандартными образцами, описанными в документе Минфина России под номером ПЗ-10/2012.
На данный момент правила оформления кассовых документов имеют свои нормы и требования, которыми необходимо руководствоваться.
С начала ноября 2020 года вносятся изменения в процедуру осуществления кассовых операций. Более подробную информацию о всех нововведениях, связанных с контролем за кассовой дисциплиной, вы можете найти на этом веб-сайте.
Какие другие изменения были внесены в учет операций с наличными деньгами? Получите бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс и перейдите к статье, где подробно описаны все нововведения.
Заполнение кассовых документов
Сотрудник, ответственный за выполнение данной задачи, составляет и заполняет кассовые документы. Эта роль может быть исполнена бухгалтером, главным бухгалтером или кассиром. В случае отсутствия специалистов по бухгалтерскому учету, этой функцией занимается сам руководитель или индивидуальный предприниматель.
Есть несколько методов, которыми можно пользоваться для заполнения кассовых документов (согласно пункту 4.7 указания № 3210-У).
Для первых двух случаев требуется, чтобы документы были подписаны личной подписью уполномоченных лиц. Однако, электронный документ может быть подписан электронной подписью не только тем, кто его создал, но и получателем денежных средств в случае оформления расходного кассового ордера. Если сотрудник создает электронный приходной кассовый ордер, то квитанция такого документа может быть отправлена получателю денежных средств по электронной почте (в соответствии с пунктом 5.1 указания № 3210-У).
Специалисты КонсультантПлюс предоставили подробное пояснение по правильному оформлению кассовых операций. Чтобы ознакомиться с этой информацией, вы можете бесплатно получить пробный доступ к системе К+ и изучить материал.
Правила нумерации кассовых документов
Не существуют специальных указаний в нормативных актах, которые регулируют процесс оформления кассовых документов, относительно порядка их нумерации. Поэтому можно самостоятельно разработать правила присвоения номеров, указав их во внутреннем документе, который относится к документообороту.
Вы также можете использовать различные формы нумерации для уникальности документов, придерживаясь хронологической последовательности. Например, можно использовать десятичные, цифровые, буквенные или комбинированные индексы. Важно, чтобы выбранный порядок нумерации был закреплен в положении о кассе или учетной политике. При большом количестве документов можно начинать нумерацию с первого номера ежедневно, а при малом количестве ордеров можно использовать сквозную нумерацию на протяжении всего года. Это позволит сохранить хронологическую последовательность и обеспечить уникальность каждого документа.
С начала 2022 года вступил в силу новый ФСБУ 27/2021, который регулирует документооборот и работу с документами в бухгалтерском учете. В этом стандарте установлен список обязательных реквизитов для первичных документов и определен порядок их обработки. Мы уже рассказывали о ФСБУ 27 в одной из наших статей. Но важно также отметить, что с начала 2024 года вступает в силу положение, согласно которому документы должны храниться только на территории Российской Федерации. Мы подробно рассмотрели эту тему в нашем материале.
Печать на кассовых документах
Печать является неотъемлемой составляющей наличия на различных кассовых документах, включая такие как:
Так как имеются унифицированные формы данных документов, которые являются обязательными для использования, рекомендуется их оформление печатью, даже если вы официально отказались от нее. Печать обеспечит вас защитой от возможных претензий при проведении проверки. Однако, не обязательно, чтобы это была круглая печать организации, ее можно заменить печатью для кассовых документов или специальным штампом.
В других первичных документах, таких как расходный ордер, журнал регистрации приходов и расходов кассовых документов, а также книга учета полученных и выданных денежных средств, печать не требуется.
Итоги
Наполнение кассовых бумаг – точно установленный порядок. Возможно использование как бумажных кассовых документов, так и их формирование в электронном формате, но в последнем случае они также должны быть подписаны электронной подписью.
Дополнительные сведения относительно процедуры осуществления кассовых операций, включая учет перехода большинства плательщиков на онлайн-кассы, доступны в категории «Онлайн-кассы ККТ ККМ».
Как вести кассовые операции с онлайн-кассой
Как вести кассовые операции с онлайн-кассой
Получение денежных средств и их выдача оформляются документами, называемыми приходными кассовыми ордерами (ПКО) и расходными кассовыми ордерами (РКО) соответственно. Это требование установлено Банком России в письме от 11.03.2014 года под номером 3210-У. Каждое получение и выдачу денежных средств необходимо регистрировать в кассовой книге. Такое правило было сохранено даже после внедрения онлайн-касс.
Формы кассовых документов, которые определены в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 года № 88, до сих пор являются актуальными.
Если вам необходимо выплатить зарплату из кассы, следует использовать платежную ведомость (код ОКУД 0301011) или расчетно-платежную ведомость (код ОКУД 0301009), которые утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Поддержка кассового регистра.
Все организации, независимо от выбранной системы налогообложения, обязаны записывать все операции с наличными деньгами в специальную кассовую книгу (форма № КО-4). Это требование распространяется на все виды доходов и расходов, исключение не делается даже для ситуаций, когда ежедневная выручка регулярно сдается в банк или передается инкассаторами.
Если филиал организации принимает или тратит наличные деньги, то ему также требуется вести учет по кассовой книге. Это правило действительно, независимо от наличия расчетного счета у филиала (согласно письму Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).
В соответствии с установленным руководителем организации сроком, обособленное подразделение (ОП) направляет свои результаты в головное подразделение.
В центральном учреждении не принято отражать данные об операционных поступлениях в кассовую книгу учреждения. Страницы кассовой книги операционных поступлений сшиваются отдельно не менее одного раза в год.
Если организация вносит деньги в свою кассу в соответствии с приходным кассовым ордером, то сумма этих денег будет отражена в кассовой книге организации.
Избегайте наказаний. Присоединитесь к Контур.ОФД прямо сейчас и в течение трех месяцев бесплатно отправляйте данные в ФНС.
Реклама для аудитории старше 16 лет представлена компанией «Контур НТТ». Организационно-правовые данные: ОГРН 11 76 65 80 13 234. Мы находимся по адресу: 620036, город Екатеринбург, улица Малопрудная, дом 5.
Существует ограничение на количество денег, которое может оставаться в кассе.
Конечное количество денежных средств в кассе в конце дня не должно превышать ограничение, установленное организацией в соответствии с пунктом 2 Порядка проведения кассовых операций. Если сумма денег в кассе превышает указанный лимит, то будут применены санкции: для организации — в размере 40-50 тысяч рублей, для ответственного лица — в размере 4-5 тысяч рублей.
Субъекты малого предпринимательства, такие как ИП и ООО, имеют право хранить в своей кассе любую сумму наличных, не подверженные ограничениям, установленным данной нормой. Способы определения ограничений остатка наличных представлены в Приложении, прилагаемом к Банковским инструкциям № 3210-У, выпущенным Банком России.
Также есть возможность нарушить лимит в выходные и нерабочие праздничные дни, если компания принимает оплату наличными, а также в дни, когда осуществляется получение денежных средств из банка для выплаты заработной платы.
Обмен монетой на мелочь и обратно.
В начале и в конце рабочего дня в кассе не должно оставаться денежных средств, согласно нормативным актам, регулирующим использование онлайн-касс. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдает кассиру-операционисту деньги для размена. Для этой цели кассир составляет расходный кассовый ордер на требуемую сумму размена, в котором в разделе «Выдать» указывает ФИО кассира-операциониста, а в разделе «Основание» указывается «Для размена».
Если в оптовой компании имеются главный и простые кассиры, то главный кассир выполняет выдачу мелочевки операционистам-кассирам. Сумму разменной монеты, указанную в расчетно-кассовом ордере, главный кассир регистрирует в кассовой книге (форма КО-4) и в журнале учета полученных и выданных денежных средств кассиром (форма КО-5). Такой порядок установлен пунктом 4.5 Порядка осуществления кассовых операций и применяется при использовании онлайн-кассы.
Если отсутствует старший кассир, то можно использовать расходный кассовый ордер для выдачи разменной монеты. Однако, если имеется старший кассир, то, помимо оформления расходно-кассового ордера, необходимо вести книгу по форме КО-5.
Необходимо составить отдельный ПКО для возврата неиспользованной мелкой монеты, указав размен в качестве причины возврата.
Кассовые операции у ИП
Предприниматели также должны соблюдать правила ведения кассовых операций. Однако для них предусмотрен специальный упрощенный режим. Вот некоторые действия, которые предприниматели не обязаны выполнять:
Согласно указаниям Банка РФ № 5348-У, индивидуальные предприниматели имеют право использовать наличную выручку, поступившую в кассу, для своих личных потребностей.
Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ
Формы, предназначенные для использования в комплексных кассовых терминалах (ККТ), проходили процесс унификации.
В прошлом, при проведении финансовых операций через кассу компании, применяли стандартные бланки первичных учетных документов КМ-1 – КМ-9 (утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132).
Согласно мнению чиновников, принятое постановление № 132 не соответствует требованиям закона 54-ФЗ, поэтому его необходимо применять в соответствии с письмами Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 и № 03-11-11/61091 от 13.08.2019.
Таким образом, организации, применяющие электронные кассы в соответствии с законом 54-ФЗ, не обязаны готовить специальные справки-отчеты кассира-оператора (форма КМ-6) и вести журнал кассира-оператора (форма КМ-4) для каждой кассы, как указано в письме Министерства Финансов Российской Федерации от 12.05.2017 года под номером 03-01-15/28914.
Стоит вспомнить, что ПКО и РКО необходимо составлять в соответствии с фискальными документами (в соответствии с пунктом 4.1 Указаний № 3210-У).
Финансовые документы
Документы фискального характера представляют собой квитанции и отчеты, которые генерируются кассовыми аппаратами в соответствии с установленными стандартами (согласно пункту 1.1 Федерального закона № 54).
Пунктом 4 статьи 4.1 Федерального закона № 54-ФЗ определены категории документов, относящихся к фискальным.
Важно отметить, что продолжительность смены является отдельным аспектом. В соответствии с законом работа с фискальной техникой разделена на кассовые смены. Перед началом проведения расчётов с использованием кассового аппарата формируется отчёт о начале смены, а по окончании расчётов — отчёт о завершении смены.
Согласно закону № 54-ФЗ, время формирования чека ККТ не может превышать 24 часа после открытия смены. Из этого следует, что продолжительность смены при использовании онлайн-кассы не может превышать 24 часа. Причина этого заключается в ограничениях фискального накопителя: если смена продолжается более 24 часов, чек не будет иметь фискального признака документа, согласно абзацу 9 пункта 1 статьи 4.1 указанного закона.
Согласно письму Министерства финансов РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066, закрытие смены ККТ возможно на следующий день после ее открытия, при условии, что общая продолжительность смены не превышает 24 часа. Закон 54-ФЗ не содержит других ограничений, включая требования к определенному времени закрытия смены.
Как избежать превышения лимита в 24 часа при смене?
ПО Контур.Маркета сообщает о приближающемся окончании рабочей смены, расхождениях в суммах и непереданных кассовых чеках, для того чтобы предотвратить наложение штрафов.
Реклама для аудитории старше 16 лет представлена компанией «Контур НТТ». Организационно-правовые данные: ОГРН 11 76 65 80 13 234. Мы находимся по адресу: 620036, город Екатеринбург, улица Малопрудная, дом 5.
Представляем итоги завершения рабочего дня
При закрытии рабочего дня на старых фискальных регистраторах генерировался отчет Z, который служил основанием для заполнения журнала кассира-операциониста (КМ-4) (приложение к письму ФНС России от 10.06.2011 года № АС-4-2/9303@, письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 года № 17-15/4707, от 20.04.2011 года № 17-15/38757). На основе отчета Z сформировывалась справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6), в которую вносились соответствующие данные и затем эти данные также записывались в журнал кассира-операциониста (КМ-4).
На смене с использованием новых ККТ нет необходимости вести формы КМ-4 и КМ-6. Вместо этого, по завершении смены, составляется отчёт о закрытии смены, на основе которого производится оформление ПКО и регистрируется запись в кассовой книге.
Информация об объемах денежных средств, полученных на кассовом аппарате за определенный период работы, указана в заключительном отчете о состоянии смены в разделе «Сведения о суммах наличности».
Обратите внимание, что возможно создание нескольких ПКО на основе одного отчета о закрытии смены. Это связано с типом операции и проводками, которые будут сделаны в бухгалтерии при добавлении наличных в кассу организации.
Реклама для аудитории старше 16 лет представлена компанией «Контур НТТ». Организационно-правовые данные: ОГРН 11 76 65 80 13 234. Мы находимся по адресу: 620036, город Екатеринбург, улица Малопрудная, дом 5.